Het belang van een grondige vacature-intake

Recruitment, identificatie en zelfselectie

De essentie van recruitment gaat over identificatie en zelfselectie. Het proactief identificeren, vinden en benaderen van jouw ideale kandidaat kan alleen als jij als werkgever een goed beeld hebt van de functie, de bijbehorende eisen, wensen en no-go’s ten aanzien van de te werven nieuwe medewerker. Wil je dat de juiste professionals zich tot jouw organisatie en vacatures voelen aangetrokken en solliciteren? Dan dien je ze optimaal in staat te stellen tot een goede zelfselectie. Pas als de ideale kandidaat het idee heeft dat een baan of bedrijf hem of haar op het lijf is geschreven (“euj! Deze vacaturetekst gaat over mij!“) is er een kans dat hij of zij solliciteert. Maar dat kan alleen als je weet wie die ideale kandidaat is.

Twee fundamentele vragen

Gedurende mijn werk als recruitment consultant heb ik veelvuldig meegemaakt dat recruitment-inspanningen tevergeefs zijn doordat achteraf bleek dat een van onderstaande vragen niet met ‘ja’ beantwoord kon worden.

1. Ben jij als (interne) klant, opdrachtgever of recruiter in voldoende mate in staat om de gewenste nieuwe collega te identificeren? Met andere woorden: heb jij goed genoeg in kaart wat je zoekt in een nieuwe medewerker ten aanzien van onder meer werkervaring, opleidingsachtergrond, vaardigheden en soft-skills?

2. Kan de gewenste nieuwe collega (de ideale kandidaat of sollicitant) zich identificeren in hetgeen de klant, opdrachtgever of recruiter zegt te zoeken? Oftewel: stel jij de ideale kandidaat voldoende in staat tot een zelfselectie ten aanzien van hetgeen jij als werkgever of recruiter communiceert en publiceert ten aanzien van de vacante positie, de functie-eisen, het baanaanbod en de eigen organisatie(cultuur)?

vacature-intake

De ‘recruitment crux’

Om gevonden te worden moet je weten wat je zoekt

De patstelling die ontstaat wanneer een van de twee bovenstaande vragen niet met ‘ja’ beantwoord kan worden, ben ik de ‘recruitment crux’ gaan noemen. De recruitment crux laat zich het beste samenvatten met de stelling:

“werkgevers en recruiters die niet tot in detail weten wat ze zoeken, leiden tot sollicitanten die niet precies weten waarop ze solliciteren.”

Na enorme tijdsinvesteringen in het zoeken, het screenen en spreken van kandidaten blijkt dat de opdrachtgever het functieprofiel op een aantal punten wezenlijk anders interpreteert dan de (corporate) recruiter of het ingeschakelde werving- en selectiebureau. Of – na dure job marketingcampagnes en online advertenties – reageren er alleen professionals die aan het begin staan van hun loopbaan. Terwijl de vacante positie een senior-rol betreft.

Wat het oplevert? Frustratie en onbegrip aan alle kanten van de tafel. De opdrachtgever vindt dat de juiste kandidaat voor de functie er nog altijd niet tussen zit en rekent dat de recruiter aan. De sollicitant die op voorhand aan alle functie-eisen leek te voldoen, begrijpt niet waarom hij of zij toch is afgewezen. De recruiter weet het verschil niet (meer) tussen wat de opdrachtgever zegt te zoeken en wat hij of zij nu daadwerkelijk zoekt.

Methode voor een grondige en volledige vacature-intake

Vacature-intake: een gemeenschappelijk uitgangspunt

De vacature-intake, ook wel de intake meeting of job briefing genoemd, is wellicht het meest ondergewaardeerde onderdeel van wat de recruitment cycle. Het gaat namelijk niet over flashy werken-bij-sites, niet over state-of-the-art matching tools en ook niet over zelflerende recruitment chat bots, maar over het iets veel wezenlijkers.

Een goede vacature-intake staat in het teken van het creëren van een gemeenschappelijk uitgangspunt ten aanzien van het kandidaatprofiel. De vacature-houder en de recruitment specialist dienen het eens te worden over de vraag welk ‘type’ kandidaat geschikt is om de openstaande functie succesvol uit te oefenen? Het bepalen van de wervingshaalbaarheid maakt hiervan onderdeel uit. Hieraan ligt de vraag ten grondslag hoe reëel het is om een dit type kandidaat te werven binnen een bepaald tijdsbestek, in deze regio, met het huidige arbeidsvoorwaardenpakket. En, indien de recruitment specialist dit niet of weinig reëel acht, dient de vraag beantwoord te worden wat er in de invloedssfeer van de werkgever ligt om de kans op een geschikte sollicitant alsnog te vergroten. Kritisch kijken naar de functie-inhoud en het baanaanbod zijn hierbij cruciaal.

Een lastig gesprek

Afgaande op bovenstaande vragen is het daarom misschien niet zo vreemd dat de vacature-intake niet als favoriet staat aangemerkt in het lijstje met recruitmentwerkzaamheden. Een goede vacature-intake is namelijk bijna altijd een lastig gesprek. De werkgever, teamleider of directeur-eigenaar, vaak niet gehinderd door enige kennis over de huidige arbeidsmarkt, heeft torenhoge ambities en wil daarom het beste talent in huis halen. Terwijl de recruitment specialist zich realiseert dat er voor een maandsalaris van maximaal € 3.000,- echt geen senior online marketeer ‘te koop’ is.

Hier komt nog bij dat in geval van bureau recruitment de scheidslijn tussen acquisitie en de vacature-intake dun is. Vaak vinden beiden plaats in het eerste gesprek tussen bureau en opdrachtgever. Hierdoor zijn recruiters doorgaans terughoudend om de opdracht van hun prille klantrelatie van repliek te dienen. Dat is begrijpelijk, maar hoogst verneukeratief.

“Vacature scorecard”

Daarom is het beter is om vanaf het begin eerlijk tegen elkaar te zijn. Tijd is kostbaar, zowel voor jou als voor mij. En recruiten zonder dat we zeker weten of jouw beeld bij de gewenste kandidaat hetzelfde is als het mijne laat ik liever aan mijn concurrenten over. Daarom zorgen we ervoor dat we snel op een lijn zitten: jij als opdrachtgever, jouw interne stakeholders, ik als (interim) recruiter of talent sourcer. En uiteindelijk ook onze kandidaten en sollicitanten.

Om hier zeker van te zijn hanteer ik bij de vacature-intake een zelf ontwikkelde methode. Deze methode bestaat uit het gezamenlijk opbouwen van een ‘vacature scorecard’ die 2 zaken uitgebreid en tot in detail beschrijft:

1. De functie
Bij dit onderdeel dient een zo volledig mogelijke beschrijving van de functie te worden gemaakt. Een greep uit de vragen die beantwoorden worden:
Wat is het doel van de functie? Hoe is deze in de organisatie ingebed? Wat zijn de belangrijkste stakeholders? Welke producten of diensten en welke doelgroepen, type klanten of cliënten staan centraal? Wat zijn de meest essentiële taken en verantwoordelijkheden? Maar ook: welk aanbod is er aan deze functie gekoppeld? Wat is de salarisindicatie? Welke arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing? Is er een opleidingsbudget? Welke extra’s kunnen er geboden worden?

2. Het kandidaatprofiel
Bij dit onderdeel wordt de vacaturehouder uitgedaagd om – nu de functie-inhoud en het aanbod tot in detail zijn beschreven –  expliciet te formuleren hoe het profiel van de gewenste kandidaat eruitziet. De grap is dat, zeker bij de werving voor een vaste functie, het ideale kandidaatprofiel NIET samenvalt met het functieprofiel. Want waarom zou een professional die nu elders het werk doet waarvoor jij hem wil aannemen, van baan veranderen om bij jou exact hetzelfde te gaan doen? De belangrijkste vraag ten aanzien van het kandidaatprofiel is daarom niet: wie voldoet er aan alle eisen en kan alle taken en verantwoordelijkheden succesvol uitvoeren? De vraag moet zijn: hoe ziet de functie er uit van iemand voor wie onze functie een logische en/of interessante vervolgstap kan zijn?

Hierbij komen vragen aan bod zoals:
Over welke eigenschappen beschikt de kandidaat die je zoekt? Hoe ziet zijn of haar professionele achtergrond eruit? Heeft deze kandidaat ervaring in een soortgelijke rol (is dat echt belangrijk) en zo ja, wat versta je daar eigenlijk onder? Heeft de gewenste kandidaat een specifieke opleidingsachtergrond? Hoe erg is het als hij of zij dat niet heeft? Welke kennis van jouw product of dienst dient de kandidaat mee te nemen? Behoorlijk wat? Maak dat eens concreet; wanneer heeft iemand ‘kennis van zaken’ in jouw optiek? Over welke competenties dient iemand te beschikken en waarom? Maar ook: stel nu dat een vakinhoudelijk sterke kandidaat geen ervaring heeft in de sector, in hoeverre is dat een minpunt? En wat als een goede kandidaat hooguit 32 uur per week beschikbaar is terwijl het om een fulltime funtcie gaat: gaan we die kandidaat dan afwijzen?

Gezamenlijke inspanning

De antwoorden op deze vragen worden gegeven door een intern samengesteld wervingsteam. Naast mijzelf zijn dit de twee of drie belangrijkste stakeholders in het recruitmentproces: de hiring manager of vacaturehouder, een vakgenoot van de te werven medewerker en (optioneel) een vertegenwoordiger vanuit HR.

Ikzelf leid de meeting en zorg ervoor dat ieders expertise wordt meegenomen. Tijdens de vacature-intake verzamel en orden ik de input rondom deze vragen. Dit is geen ‘u vraagt, wij draaien-oefening’, maar een iteratief proces waarbij de antwoorden op de vragen door mij wordt steeds worden uitgediept en gechallenged. Hoe belangrijk is die opleidingseis nu echt? Als je daar een waarde (score) aan koppelt, is die dan hoger of lager dan bijvoorbeeld relevante werkervaring of kennis van de sector? Door het vastleggen van de antwoorden op al deze vragen met een score, ontstaan zeer gelaagde omschrijvingen van onderdelen van de functie en het kandidaatprofiel. Op basis van deze input worden deze omschrijvingen van een score voorzien. Het resultaat is een vacature-scorecard; een beoordelingsmodel (ook wel bekend als rubric) waarin exact staat beschreven op welke onderdelen een kandidaat(profiel) wordt ‘beoordeeld’ en waarbij inzichtelijk is welke waarden er per onderdeel worden toegekend.

Deze scorecard is het eindresultaat van de vacature-intake en ons gemeenschappelijk uitgangspunt voor onze recruitmentactiviteiten. De scorecard bevat bovendien alle informatie die nodig is voor het opstellen of herschrijven van een sterke vacaturetekst en het inrichten van een eventuele job marketing campagne. Daarnaast is de scorecard – door het uitdiepen van de functie-inhoud en het kandidaatprofiel – mijn leidraad bij het sourcen van kandidaten.

Meer weten?
De methodiek is reeds in gebruik, momenteel werk ik samen met een programmeur aan de digitalisering ervan. Graag leg ik je uit waarom deze aanpak ook nu al resulteert in een snellere werving (kortere time to hire) en beter gekwalificeerde kandidaten (betere quality of hire). Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Neem contact op!

Voel je vrij om contact met me op te nemen als je vragen hebt over mijn diensten, werkwijze, tarieven of beschikbaarheid. Ik sta je graag te woord.